Alinhar prioridades e reduzir tempo de reuniões estão entre sugestões de especialista para que líderes e liderados possam realizar melhor o trabalho de forma remota.

Há quase dois meses, por conta da pandemia do novo coronavírus, estamos experimentando uma mudança drástica na forma de trabalhar. Tecnicamente, estamos fazendo home office, mas, na prática, diversos aspectos distanciam bastante o formato atual do sentido original desse termo.

Poucas pessoas defenderiam que o modelo ideal seria trabalhar de casa, com os filhos enclausurados o dia inteiro, dividindo o espaço com o cônjuge ou sem alguém para ajudar nas tarefas domésticas, com privação de contatos sociais e das atividades que lhe dão prazer.

Por isso, qualquer avaliação feita sobre as vantagens do home office no cenário atual é precipitada e imprecisa. Precisamos tratar o modelo atual como ele realmente é: provisório e forçado.

Ao concluir que não é um modelo desejado e que é o único formato permitido atualmente, precisamos superar essas análises e aprender a lidar da melhor forma possível com ele, considerando suas limitações e particularidades para extrair o melhor das pessoas.

Os líderes que melhor estão lidando com o cenário atual são os que conseguem estabelecer prioridades, se comunicar com clareza e dialogar com a equipe (entendendo as dificuldades que cada colaborador tem enfrentado para redesenhar atividades). O trabalho remoto é o único formato permitido para os serviços não essenciais. 

Pontuo, abaixo, algumas reflexões que podem ser úteis para os líderes nesse processo (e para os liderados, que podem aproveitar esses pontos e tentar sugerir formas mais eficazes de realizar seu trabalho):

1.Aceite que a produtividade vai cair temporariamente: As rotinas em casa mudaram completamente. Todos estão lidando com problemas maiores do que o normal: insegurança, preocupação com a saúde, isolamento, ansiedade, limitação do lazer. É humanamente impossível garantir 8 horas diárias de concentração no trabalho no formato atual.

2.Alinhe claramente expectativas: Com a produtividade mais baixa, é preciso priorizar tarefas. Escolher o que precisa ser feito e o que pode ser postergado. Ao alinhar de forma clara quais são as prioridades e os prazos a serem cumpridos, a energia da equipe será direcionada e haverá menos frustração para todos.

3.Adapte seu relógio: O horário comercial padrão não é necessariamente o que melhor funciona no cenário atual. As rotinas de cada casa permitem picos de produtividade bem diferentes. Alguns profissionais poderiam ser bem mais produtivos realizando determinadas tarefas “antes da casa acordar” ou depois que os filhos forem dormir. Entender e flexibilizar horários pode aumentar bastante a qualidade das tarefas. É melhor focar nas entregas, não no monitoramento detalhado da rotina.

4.Reduza o tempo de reuniões: É ainda mais difícil garantir o engajamento e a qualidade das reuniões remotas, em comparação com as presenciais. Por isso, use o tempo desses encontros de forma prática, objetiva e focada em tomada de decisões. Reuniões de 1 hora podem ser tranquilamente reduzidas para 30 minutos com uma pauta clara e envio de informações prévias, de forma concisa, por e-mail.

5.Mantenha um canal de comunicação aberto: A falta de comunicação abre espaço para insegurança e suposições de ambas as partes. Se estiver em dúvida sobre o andamento de alguma tarefa ou sobre a priorização e atenção que estão sendo dadas a determinado projeto, fale abertamente sobre a questão ou alinhe formas de recebimento periódico de informações de status. Não presuma o pior nem tome decisões impulsivas.

Esses ajustes na forma de trabalhar demandam diálogo e confiança entre gestor e equipe. Se bem executados, podem gerar aumento imediato de produtividade e práticas que poderão ser incorporadas à rotina pós-crise.

* Breno Paquelet é especialista em negociações estratégicas pela Harvard Business School, com educação executiva em Estratégia Empresarial no Massachusetts Institute of Technology (MIT). É professor do MBA em Gestão Empreendedora da Universidade Federal Fluminense (UFF), professor convidado da Casa do Saber/RJ e autor do livro ‘Pare de Ganhar Mal’ (ed. Sextante).  

(Agência Estado)